pts20050414043 Forschung/Entwicklung, Technologie/Digitalisierung

Messen Sie die Qualität Ihrer Dokumente


Zürich (pts043/14.04.2005/13:57) Dr. Konrad Staudacher, Doku-Technik-Experte in Zürich, legt eine Methode vor, wie Sie die Qualität Ihrer professionellen Dokumente nachhaltig verbessern sowie einfach und sicher bewerten können: Briefe - Berichte - Bücher.

'Form and function mirrow content': Form und Funktion spiegeln den Inhalt. Auf diesem Prinzip baut die neue Methode auf. Sie erreichen eine gute Qualität Ihrer Dokumente anhand von zwei Massnahmen (dieser Artikel als Beispiel).

  • Visualisieren der Themenebenen
    Sie visualisieren die Themen im Dokument anhand von Titeln (Fettschrift). Dabei fügen Sie nicht nur Titel für Kapiteltitel ein, sondern betten neu auch im Text Titel ein. Zudem strukturieren Sie den Text anhand von Aufzählungen (bis zu drei Stufen tief), um die Hierarchie Ihrer Aussagen sichtbar zu machen. Dabei erhalten auch die Aufzählungspunkte auf der obersten Aufzählungsstufe jeweils einen Titel (siehe Figur).

  • Formel zum Messen der Qualität
    Sie ermitteln die Qualität Ihrer professionellen Dokumente anhand einer einfachen Formel für die Anzahl Themenebenen im Dokument (siehe http://www.iwm-docu.com / IWM-Publikationen).

    Zum effizienten Visualisieren benutzen Sie am besten einen Texteditor der 3. Generation wie ProWord der Information Windowing Group. Als Zusatz zu Microsoft Word unterstützt ProWord das Visualisieren optimal.

    In unserer Kultur visualisieren wir die Themen in den Kapiteltiteln schon lange (1. Hälfte der Themen). Uns fehlt aber die Gewohnheit noch weitgehend, die Themen im Text zu visualisieren. Aber erst damit machen sich Schreiber und Leser die 2. Hälfte der Themen wirklich bewusst.

  • Ohne Visualisieren verzichtet der Schreiber auf die erforderliche Klarheit seines Dokuments. Daraus entstehen Missverständnisse.
  • Ohne Visualisieren fehlen dem Leser die Strukturen zum echten Schnelllesen. Daraus entsteht Frust.

    Das Visualisieren der Themenebenen bringt weit mehr Vorteile als nur gerade die veränderte Darstellung des Inhalts: Mit etwas Übung entsteht eine hohe Effizienz beim Schreiben und beim Lesen.

    Wie schätzen Sie die Qualität Ihrer eigenen Dokumente anhand der neuen Erkenntnisse ein?

    Für weiterführende Angaben verweisen wir Sie auf den Internet-Auftritt der Information Windowing Group: http://www.iwm-docu.com .

  • 'Mehr Qualität für Ihre Dokumente' (Kurzfassung; 4 Seiten)
  • 'Wie Sie die Qualität Ihrer Dokumente messen' (Fachartikel; 15 Seiten)
  • 'Theoretische Grundlagen für die Effizienzanalyse' (Gesamtkonzept; 90 Seiten)

    (Ende)
    Aussender: IWG Information Windowing Group
    Ansprechpartner: Dr. Konrad Staudacher
    Tel.: +41 44 361 61 77
    E-Mail: ks.iwgzh@iwm-docu.com
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